Las ONG’s y las entidades sin ánimo de lucro desarrollan muchas actividades a lo largo de su existencia que exigen habitualmente la celebración de eventos de distintas características.
Como norma general, estos eventos se planifican y se organizan por los propios directivos de las entidades que, en muchos casos, carecen de la experiencia profesional y de los conocimientos académicos para la aplicación de la norma en materia de protocolo y de organización de eventos. Esto, añadido al hecho de que reiteradamente se considera que las normas de protocolo no tienen por qué aplicarse en ese tipo de eventos, origina un caos generalizado durante la celebración de un buen número de ellos organizados por entidades sin ánimo de lucro. Muchas veces estos actos se desarrollan bajo los parámetros del buen hacer y de la buena voluntad de sus organizadores. Pero eso no sirve. Javier Carnicer, actual Jefe de Protocolo de las Cortes de Aragón, señala que “el Protocolo es el arte de hacer las cosas con naturalidad”. Cierto, pero la naturalidad siempre viene acompañada del orden, la discreción, el saber estar y un sinfín más de cualidades sin las cuales la puesta en escena de cualquier evento se convierte en un cataclismo adorable, máxime si el organizador es una ONG que, equivocadamente, entiende que el Protocolo es cosa de los Reyes, ministros, embajadores, alcaldes, diputados o senadores… por ejemplo.
Resulta un error mayúsculo pensar que las normas de Protocolo sólo tienen su aplicación en actos oficiales a los que asisten las más Altas Instituciones del Estado. Craso error. La norma en materia de protocolo y de organización de eventos debemos aplicarla siempre, sea cual sea el evento que nos ocupe. También cuando el organizador sea una entidad sin ánimo de lucro. Un evento bien organizado ofrece una imagen de seriedad y formalidad que repercute muy notablemente en la imagen de la propia institución anfitriona.
He asistido a infinidad de actos de toda clase y condición en dónde la organización y la aplicación de las normas de protocolo han brillado por su ausencia. Eventos, en muchos casos, realizados desde esa buena voluntad a la que aludía antes, pero que, inconscientemente, sólo sirvió para alimentar la llama del desorden.
Recuerdo que en cierta ocasión asistí a un almuerzo que organizaba una asociación de enfermos para entregar la insignia de la entidad. Al mismo asistieron, entre otros, el alcalde de la ciudad y el consejero de sanidad de esa comunidad autónoma que era, por cierto, el receptor de la insignia. Cuál fue mi estupor al observar que, en la mesa de presidencia del almuerzo, ambas autoridades estaban sentadas de espaldas al resto de comensales. Pero aún fue mayor mi asombro al observar que, a los postres de la comida, el consejero se despidió de sus compañeros de mesa y abandonó el acto sin que ningún miembro de la junta directiva de la entidad le despidiera en la puerta del establecimiento. Aquello crujía por todos lados. Ejemplos como éste podía citar a miles, siempre cimentados desde una supuesta buena voluntad que debe ser perfectamente compatible con la norma, los usos y costumbres.
Considero fundamental que este tipo de entidades apliquen la normativa en la materia en todos y cada uno de los eventos que realicen. Sólo así tendrán asegurado el éxito y habrán ofrecido una imagen de credibilidad, seriedad, profesionalidad y buen hacer, tanto a nivel interno como externo.
En una época tan difícil como la actual, resulta más fácil si cabe la aplicación de la norma desde la naturalidad. Un evento sencillo, económico, bien desarrollado, profesional, es muy fácil de llevar a la práctica porque se alimenta de la sinergia de la entidad organizadora con otras similares que intercambian recursos y experiencias. Para llevar esto a buen puerto se necesita un eslabón imprescindible sin el cual nada es lo mismo. Me refiero al profesional del protocolo y de la organización de eventos: un experto en la materia avalado siempre por su experiencia profesional y/o por los conocimientos académicos es indispensable en cualquier entidad que quiera mostrar el mejor de sus rostros. Las entidades sin ánimo de lucro no escapan a esta necesidad. ¡Cómo cambia el acto de entrega de unos premios, por ejemplo, de que lo organice un experto en la materia a que se realice por neófitos que se dejan llevar por su buena voluntad!
Con ello tampoco quiero hacer un canto a la perfección. La improvisación también cabe, pero siempre dentro de un orden lógico y sensato.
Cualquier entidad sin ánimo de lucro que pretenda que su imagen exterior dé brillo y esplendor pasa inexcusablemente porque la organización de todos sus eventos esté condimentada con la seriedad y el rigor necesarios siempre, lógicamente, aderezados por la mano experta del profesional. Imprescindible.
JOSE Á. JARNE
Miembro QOE Asturias
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